mercoledì 20 agosto 2014

Meglio Google Apps o Office 365?

La domanda che mi pongo oggi, per rispondere ad un cliente, è: "cosa scelgo tra Google Apps e Office 365 per migrare sul cloud i miei dati"?

Parto con la premessa (attenzione spoiler!) che non esiste un vincitore: ogni servizio cloud ha delle peculiarità che lo rendono più o meno appetibile a seconda della realtà aziendale.
Nella mia attuale veste di consulente indipendente posso permettermi di confrontare questi servizi senza timori di venire accusato di essere "prezzolato" da uno piuttosto che dall'altro e cercherò di fare una comparazione oggettiva.

Un (mio) cliente "tipo" ha, di norma:
  • Una rete interna che varia dalle 5 alle 50 postazioni;
  • Una cassetta postale per utente più un paio "generiche" ad accesso condiviso (circa 5-10GB a utente);
  • Documenti condivisi tra gli utenti con regole e permessi di accesso in lettura/scrittura (circa 2.5GB per utente);
  • Un sistema di backup (quasi sempre, sigh, limitatissimo in quanto "costa troppo");
  • Un sistema gestionale per contabilità e CRM/ERP.
In questa analisi (che parolona!) volutamente eviterò ogni impiccio afferito alla produzione, al magazzino o al controllo di gestione anche perché non strettamente attinente all'ambiente Office. Darò anche per scontato che il sistema gestionale girerà su server interno dedicato (alcuni potrebbero anche essere virtualizzati in cloud su Azure o similari ma non andiamo fuori dal seminato) e questo obbligherà il cliente a tenere in casa almeno un server oltre all'eventuale Domain Controller (Windows o Linux che sia).

Ma veniamo al succo!


In questa tabella riepilogo le principali funzionalità così come riportate sui rispettivi siti.

FunzionalitàGoogle Apps baseGoogle Apps avanzatoOffice 365 SBOffice 365 SBPOffice 365 MB
Dominio personalizzatoInclusoInclusoInclusoInclusoIncluso
VideoconferenzaInclusoInclusoInclusoInclusoIncluso
E-mail personale con alias infiniti30GB (condiviso con documenti)1TB (condiviso con documenti) o illimitato se > 5 utenti50GB50GB50GB
Archiviazione documenti30GB (condiviso con e-mail)1TB (condiviso con e-mail) o illimitato se > 5 utenti1TB1TB1TB
Condivisione a livello di cartella/documento per utente/gruppo
Messaggistica istantaneaHangoutHangoutSkypeSkypeSkype
Sito web staticoInclusoInclusoInclusoInclusoIncluso
Archiviazione di tutta la postaNoInclusoNoNoNo
Strumenti online di produttività (documenti, fogli di calcolo, presentazioni)InclusoInclusoInclusoInclusoIncluso
Periodo di prova30 giorni30 giorniNo30 giorni30 giorni
Licenze del software di produttività per dispositivi localiInclusoInclusoNoInclusoIncluso
Licenze del software di produttività per dispositivi tabletInclusoInclusoNoInclusoIncluso
Integrazione con Active DirectoryInclusoInclusoInclusoInclusoIncluso
Operatività garantita99,99%99,99%99,99%99,99%99,99%
Supporto telefonico24/724/724/724/724/7
AntispamInclusoInclusoInclusoInclusoIncluso
Costo mensile per utente + IVA€4,00€8,00€4,60€12,00€9,80 (min. 12 mesi)
Costo annuale per utente + IVA€40,00€96,00€45,60€117,60€117,60

Il cliente "tipo", di norma, ha un server di dominio da usare per la gestione degli utenti di rete. Onde evitare quindi una duplicazione delle password da ricordare per gli utenti, sarebbe meglio, se possibile, usare l'integrazione con AD. Questa, però, è una mia idea; ci sono consulenti che, al fine di aumentare il livello di sicurezza, propongono appositamente l'utilizzo di diversi utenti e password per ogni applicazione. Io sono più propenso ad una soluzione Single Sign-On ma è questione di punti di vista.

Fermo restando che Microsoft offre più spazio (ma serve davvero a tutti?) ed il costo è relativamente allineato, in cosa differiscono le due soluzioni? In una parola sola, secondo me, nel pacchetto Office. Google Apps, infatti, non ha Office e questa è una limitazione non da poco per gli utenti che vogliono avere una suite completamente web.
Vero, mi si dirà, che Google ha un editor di testi e un foglio di calcolo sufficientemente completi per la maggior parte degli usi quotidiani ma, diciamocela, non sono assolutamente all'altezza di Microsoft. Ci stanno arrivando, anche questo è vero, ma la distanza da colmare non è poca.
Preciso, per la cronaca, che nella mia Associazione Hanta Project stiamo usando da un anno Google Apps ma non è intuitivo come Office e, per di più, diventa difficile l'interscambio di documenti con utenti esterni a Google.

Provando ad escludere (per un momento) la comodità dell'avere Office online, la gestione dei documenti in locale diventa fondamentale. Ecco che qua le differenze si assottigliano se non fosse, come già accennato, per il delta di spazio disponibile. La condivisione delle cartelle e dei documenti in entrambi i casi è gestibile in modo snello e veloce e la sincronizzazione precisa e puntuale senza apparenti problemi particolari.

Spostando il focus sulle e-mail, a me piace di più Google: trovo l'interfaccia web decisamente più snella e veloce di Outlook e, sarà perché la uso da anni, anche più bella. Ne è dimostrazione il fatto che Microsoft l'ha scopiazzata non poco, soprattutto per quanto riguarda il raggruppamento delle e-mail in un'unica conversazione. I filtri antispam sono semplicemente super in Google. Quelli di Microsoft, invece, non li ho ancora testati a fondo e, quindi, preferisco non valutarli (sulla fiducia li reputo buoni ma dubito che siano all'altezza di Gmail).

I calendari online sono anche in questo caso allineati come funzionalità (anche se Google ha qualche integrazione in più di Microsoft soprattutto nella condivisione e nella gestione degli inviti) ma la velocità di accesso alle schermate è superiore nelle Apps rispetto a Office 365. Ovviamente in Outlook "offline", come nel caso della posta, tutte queste differenze non esistono.

I contatti, invece, li ritengo appena sufficienti in entrambi i casi. Continuo a non capire il motivo per il quale non esista la possibilità di avere una rubrica centralizzata per il dominio (o anche i singoli utenti/gruppi) così come agevolmente si fa da sempre con Exchange (e anche con altre soluzioni quali, ad esempio, Kerio Connect). Magari non sarà utilissima ma ho non pochi clienti che usano una rubrica centralizzata e quindi distribuita su tutti i devices per avere una gestione omogenea dei contatti (ed in alcuni casi quasi fondamentale). Questa, lo ammetto, per me è una pecca da voto zero!

Per la chat si usano Skype e Hangout. Tra i due, Skype è secondo me più veloce e migliore come qualità delle chiamate. Hangout lo trovo ancora un po' "giovane".

Alla fine devo tirare le somme. Come scritto prima, non esiste un vincitore assoluto. Dalla parte di Microsoft gioca tanto il fatto di avere programmi oramai consolidati e ben noti, cosa che Google non può affatto vantare. Inoltre, con le versioni "top level" di Office 365 si hanno anche le licenze di Word, Exce, etc. per i client di rete, cosa che potrebbe venire in soccorso di non poche aziende oggi di sicuro non perfettamente in regola con il licensing.

Prima di questo articolo avevo in mente di andare su Google... ora ci sto ripensando un po'... :-)

3 commenti:

  1. Grazie per la tua analisi, attualmente abbiamo tutti i nostri clienti in O365 e pensavamo di testare Google... adesso non ci penso più ! Grazie !

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    1. Ciao Marco. La mia analisi è un po' datata: nell'ultimo anno ho portato una cinquantina di utenze su Google Apps e mi sto trovando molto bene. Se posso esserti di aiuto scrivimi!
      Un saluto!

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  2. Ho studiato la revisione e Office 365 è ancora preferibile, nonostante le carenze, uso questo pacchetto. I luoghi nella nuvola sono di solito sufficienti per me e lì memorizzo presentazioni e modelli https://poweredtemplate.com/it/brochure-templates/flyers/education-training/index.html che ho scaricato per lavoro, questo materiale potrebbe essere necessario in qualsiasi momento e quindi dovrebbe essere a portata di mano. Così ho fatto la mia scelta.

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